تنظيم المؤتمرات العلمية

من الأهمية بمكان أن نشير إلى أن الهدف من انعقاد العديد من المؤتمرات ذات الطابع النظري، وبعض المؤتمرات ذات الطابع العلمي العملي تفتقد إلى تحقيق الهدف الرئيس الذي من أجلها عقدت. ولعل الحديث حول المؤتمرات العلمية في كثير من الجامعات في العالم العربي يدفعنا إلى رصد مراحل وخطوات انعقاد المؤتمرات العلمية .والى كل مهتم نقدم تلك النصائح في مجال تنظيم المؤتمرات العلمية .
ما معنى مؤتمر؟؟؟
يعرف المؤتمر على انه مجموعة من الأفراد بينهم أمر مشترك يجتمعون معا لمناقشة أمور تهمهم في مجال عملهم مثل اجتماع عدد من الخبراء والأساتذة بالجامعات من دول مختلفة متخصصون في مجال التربية والتعليم لعرض أحدث الطرق الحديثة في تطوير التعليم العام وذلك لمدة أربعة أيام
أنواع المؤتمرات
• تقسيم المؤتمرات وفقا لطبيعة المشاركين فيها
• المؤتمرات الدولية
• مؤتمرات إقليمية
• مؤتمرات وطنية
ثانيا حسب الهدف من إعداد المؤتمر
• مؤتمرات سياسية
• مؤتمرات الشركات ورجال الأعمال
• مؤتمرات العلمية
• مؤتمرات الاتحادات المهنية
• المؤتمرات السياحية
• مؤتمرات المنظمات
هل هناك فرق بين المؤتمرات والاجتماعات؟؟؟
ما الفرق بين المؤتمرات والاجتماعات؟
الاجتماعات
• يتفق عليها قبل انعقادها بأسبوع
• تعقد أكثر من مرة في الشهر
• عدد المشاركين اقل
• يجلس المجتمعين حول مائدة ممتدة يختلف طولها تبعا لعدد الأعضاء وترص على الفصل في الاجتماعات التدريبية
• لا يصاحيها معارض
• قد تكون ليوم واحد او لساعات محددة
• عادة بدون مبيت فى الفندق
المؤتمرات
• يتفق عليها قبل انعقادها بسنة على الأقل
• تعقد مرة او مرتين على الأكثر فى العام
• عد المشاركين اكبر
• يوجد منصة لمنظمي المؤتمر والمتحدثين وترتب أمامها مقاعد أعضاء المؤتمر
• عادة يصاحبها معارض
• فترة انعقادها أطول.
• يصاحبها إقامة بالفنادق
ما أهداف عقد المؤتمرات؟؟؟
لماذا نعقد المؤتمرات من وجهة نظرك اعرض أسباب تنظيم المؤتمرات؟
ما أهمية وأهداف المؤتمرات العلمية؟
أهمية المؤتمرات
• يرى المؤيدون لعقد المؤتمرات العلمية أنها تحقق المزايا الآتيه:-
• - المؤتمرات إضافة للبحث العلمي
• -تساهم في زيادة المعارف والخبرات
• -وسيلة لتطوير المسار الوظيفي للباحثين
• -تساهم في زيادة تبادل الخبرات على جميع أنحاء العالم
• -الحصول على معلومات بصورة أسرع من المجلات والدوريات البحثية وبصفة خاصة المجالات البحثية الجديدة
• -توفير التمويل اللازم للبحوث العلمية في بعض الأحيان
هناك مجموعة من العوامل ساعدت على الاهتمام بإقامة المؤتمرات
ماهى؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟

• التكامل والتعاون بين دول العالم لنشر الثقافات وتبادل المعلومات
• برامج الأمم المتحدة في جميع دول العالم حول قضايا المرأة والإرهاب حماية البيئة ومكافحة التدخين وصحة المرأة والطفل
• ازدياد عدد منظمي المؤتمرات ومكاتب التسويق للمؤتمرات
• تطور الطيران ووسائل الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات
• ظهور مراكز متخصصة لأقلمة المؤتمرات بها تضم قاعات مجهزة بأحدث الأجهزة السمعية والمرئية والمعدات اللازمة للعرض والترجمة الفورية
• مساهمة الفنادق بدور فاعل فى تنظيم المؤتمرات وتقديم كافة سبل الراحة لأعضاء المؤتمر من اقامة ومأكولات وإعداد برامج ترفيهية

• تكونت من بعض الدول الأوروبية جمعية مهتمة بالإعمال السياحية والفندقية التي تصاحب إقامة المؤتمرات والاجتماعات وهى الجمعية الأوروبية لمدن المؤتمرات وتصدر الجمعية نشرة سنوية تهدف إلى تسويق خدمات هذه الدول على مستوى العالم عن طريق بيان ما تتميز به كل مدينة وما يتوافر بها من خدمات وإمكانيات علمية ومزارات سياحية وأماكن ترفيهية للمشاركين فى المؤتمر
تشترط هذه الجمعية فى المدن التى تنضم اليها ما يلى:-
• توافر مراكز مؤتمرات
• فنادق قريبة من مراكز المؤتمرات
• سهولة المواصلات ووجود شبكة مواصلات
• موقع سياحى متميز
• الهدوء والأمان والراحة والمتعة لزوراها
• المعارضون للمؤتمرات العلمية
يرى المعارضون للمؤتمرات العلمية ما يلى:-
• أنها مكلفة
• انها مضيعة للوقت والموارد
• تفشل نسبة كبيرة من المؤتمرات في تحقيق أهدافها وبصفة خاصة في مصر

ما مراحل تنظيم المؤتمرات العلمية؟
• مرحلة التخطيط
• مرحلة التنفيذ
• مرحلة ما بعد المؤتمر
أولا مرحلة التخطيط
• تحديد الهدف من المؤتمر
• مجال المؤتمر
• موضوعات المؤتمر
• مكان المؤتمر
• الخبرات المشاركة في المؤتمر
• الجهات الراعية للمؤتمر علميا وفنيا وماليا
• التنظيم الادارى
• برنامج المؤتمر
• مطبوعات المؤتمر
• عملية الإعلان والتسويق للمؤتمر
• الدعوة للمؤتمر
• تسجيل المشاركين
• هدف المؤتمر
هدف المؤتمر
• يشير هدف المؤتمر الى أسباب انعقاد المؤتمر والتي قد تكون ما يلى:-
• ظهور أبحاث واكتشافات واختراعات حديثة يتم الإعلان عنها فى المؤتمر
• مشكلات وقضايا مجتمعية معينة
• المؤتمرات السنوية للجهات والمراكز البحثية والجامعات والكليات
• الحاجة المستمرة الى زيادة المستوى المعرفى والخبرات المختلفة
تساؤلات مرحلة التخطيط
• هل يتم عقد المؤتمر على المستوى المحلى او العالمي؟
• ما عدد المشاركين المطلوب انضمامهم للمشاركة فى المؤتمر؟
• هل يرتبط انعقاد المؤتمر بتوقيت يكون مرغوب فيه عقد المؤتمر؟
• ما فترة انعقاد المؤتمر؟
• ما الموارد المادية والبشرية اللازمة لانعقاد المؤتمر؟
• ما حجم الدعم المطلوب؟ هل تشارك جهات متعددة فى تمويل المؤتمر؟
• تمرين
• ما العوامل الأساسية التي يجب أخذها في الاعتبار عند اختيار مكان و فندق المؤتمر؟؟؟؟ في مجموعات عمل حدد هذه العوامل ؟؟؟
• مكان انعقاد المؤتمر
• حجم قاعة المؤتمرات .
• حجم عدد غرف وأجنحة الفندق .
• جودة الوجبات والمشروبات .
• كفاءة عمليات التسكين والمغادرة للمؤتمرين .
• وجود مسئول من قبل الفندق عن نشاط المؤتمر .
• خبرة الفندق السابقة في عقد المؤتمرات .
• وجود تسهيلات ترفيهية لأعضاء المؤتمر .
• سهولة الحصول على وسائل مواصلات مختلفة .
• قرب المسافة بين الفندق والمطار .
• توافر معدات وتجهيزات قاعة المؤتمرات .
• حدد العوامل المحددة لمكان المؤتمر؟
• سهولة الوصول
• الموقع الجذاب والمناخ المناسب
• تواجد الحجرات بالعدد المطلوب وأكثر لمواجهة اية زيادات متوقعة فى العدد المطلوب
• توافر القاعة الرئيسية وبالتجهيزات المناسبة للاجتماعات وورش العمل
• وسائل الاتصال التيلفونى وأجهزة الفاكس وشبكات الانترنت
• توفر أماكن انتظار سيارات وإمكانية حجزها
أهمية إقامة المؤتمرات بالفنادق
الإعلان :- مطبوعات ومنشورات
كيف يتم الإعلان عن المؤتمر؟؟
• الصحافة القومية
• الإذاعة
• التليفزيون
• إرسال خطابات للجهات المعنية
• الدوريات والمجلات العلمية المتخصصة
• المراسلات الشخصية
• الانترنت
• الملصقات
• البريد الالكتروني
• ورش العمل
كيف يتم اختيار الوسيلة الملائمة اوماهى محددات اختيار وسيلة الاعلان عن المؤتمر؟؟
المطبوعات
ما المطبوعات التي يتم استخدامها؟؟
الدعوات واهم البيانات التي يجب أن تشملها
البوسترات العلمية والملصقات الخاصة بالإعلان عن المؤتمر
بطاقات التسجيل
أوراق العمل المقدمة للمؤتمر
اصدارات المؤتمر
التعريف ببرنامج المؤتمر
تحديد واجبات ومسؤوليات الأفراد القائمين على إدارة البرنامج
معايير اختيار أوراق العمل المشاركة في البرنامج
مستوى جودة الوسائل المستخدمة فى العرض
تحديد صياغة خطابات الدعوة
ترتيبات العروض واوا رق العمل على ايام وفترة انعقاد المؤتمر
الايضاحات
مصادر التمويل
عملية التسجيل
جميع عناصر البرنامج الاساسى والبرنامج المكمل والأوراق المبدئية
عملية التسجيل للمشاركين فى المؤتمر
هدف عملية التسجيل المبكر فبل انعقاد المؤتمر
-سهولة عملية التسجيل
-الحصول على معلومات دقيقة وسريعة عن المشاركين فى المؤتمر ومستوياتهم المختلفة
-التنبؤ وتعديل الموازنة المالية للمؤتمر
طرق التسجيل
التسجيل اليدوى
التسجيل عن طريق الكمبيوتر
التسجيل عن طريق الانترنت والدخول على موقع المؤتمر الالكترونى
بطاقات تعريف الشخصية كوسيلة للتعرف على المشاركين
تصميم بطاقات التعارف على المشاركين
سهولة القراءة
كبر حروف البطاقة يسهل عملية التعارف على المشاركين
وضوح لون البطاقة
وضوح اسم المشارك
وضوح اسم المؤسسة التابع لها المشارك
المرحلة الثانية مرحلة التنفيذ الفعلي
في رأيك ما متطلبات هذه المرحلة؟؟؟؟؟؟؟
ما المهارات الواجب توافرها لدى منظمي المؤتمر؟
• هناك ثلاث مهارات أساسية ينبغي أن تتوافر لدى إداري أو منظم عمل مع ملاحظة تفاوت أهميتها باختلاف المستوى الادارى وهذه المهارات هي:-
• -مهارات فنية وتنفيذية
• -مهارات سلوكية
• -مهارات إدارية وقيادية
• المهارات الفنية
المقصود بالمهارات الفنية القدرة على أداء الجوانب التنفيذية للعمل وتكون مطلوبة بصورة أساسية للمستويات الإدارية المباشرة مثل القائمين بحجز الفنادق - متابعة المطبوعات-حجز تذاكر السفر- المتابعة-تسجيل المشاركين-تدبير الاحتياجات المختلفة – فتح الحساب فى البنك- اعداد الموازنات-تجهيز القاعات بالمعدات-تسجيل وقائع المؤتمر- اعمال السكرتارية
• المهارات السلوكية
• الإشراف على التنفيذ
• أعمال المتابعة وحصر المشكلات
• تحفيز العاملين
• حلقة الوصل بين التنفيذيين والإدارة العليا
• حصر الانجازات التي تم تحققها
• كتابة التقارير لرئيس المؤتمر
• المهارات الادارية
• التخطيط طويل الاجل
• التخيل والإبداع
• النظرة الشمولية
• التنبؤ
• تقديم الدعم الفى والمادى
• مواجهة الكوارث والأزمات غير المتوقعة
الموازنة المالية
شكل الموازنة المالية هى تعبير عن خطة المؤتمر فى شكل رقمي وهى تبرز حجم المتحصلات أو الإيرادات المتوقعة اى تحديد مصادر التمويل
كما أنها تبرز المصروفات المتوقع حدوثها وإجراء مطابقة بين الإيرادات المتوقعة مع المصروفات المتوقعة مع النقدية أول المدة للوصول إلى رصيد اخر المدة وذلك لاكتشاف العجز أو الزيادة المتوقعة فى موازنة المؤتمر
مرحلة التنفيذ
المشكلات التي تحدث أثناء انعقاد المؤتمر
مطلوب من المشاركين حصر المشكلات التي يمكن أن تحدث أثناء انعقاد المؤتمر؟؟؟
أثناء المؤتمر العلمي العاشر لمكافحة الإدمان وقبل بداية الجلسة الأولى بعشر دقائق فى القاعة الرئيسية فى الفندق فوجئ الأستاذ الدكتور محمود سلام رئيس الجلسة الأولى بالأستاذ الدكتور محمد عزام رئيس الجلسة الثانية يقول له ان هذا هو الوقت المحدد لجلسته وإذا لم تتوافر له القاعة فورا سوف يترك الفندق ولن تتم الجلسة
فى رأيك هل هناك خطا ما وكيف يتم علاجه علما بان هذه القاعة الوحيدة المجهزة بكافة التجهيزات المطلوبة لكل من الجلسة الأولى والثانية وإدارة المؤتمر قد أعلنت للمشاركين عن تنفيذ الجلسة الأولى بعد انتهاء الجلسة الافتتاحية للمؤتمر
تقييم المؤتمر
ما المعايير الأساسية التي تعتمد عليها لتحديد مدى نجاح المؤتمر؟؟؟؟؟؟
مرحلة تقييم المؤتمر
لضمان نجاح وفعالية المؤتمر هناك مجموعة من التساؤلات يجب العمل على طرحها والإجابة عنها :-
• هل حقق المؤتمر الهدف الذى عقد من اجله؟
• ما أهم النتائج العلمية التي تم التوصل إليها في المؤتمر؟
• ما الجوانب الايجابية التي تحققت من المؤتمر؟
• ما الجوانب السلبية التي حدثت في المؤتمر؟
• حصر الشكاوى الخاصة بعملية الإقامة-التجهيزات-الانتقالات-الاجتماعات-تقييم أوراق العمل والبحوث المقدمة للمؤتمر
• حصر جميع النتائج التي توصل إليها وكتابة تقارير نهائية
• عقد اجتماع مع اللجنة التنفيذية ومراجعة جميع الحسابات وقفل جميع الحسابات وإعادة دفع القروض خلال ثلاثون يوم بعد انتهاء المؤتمر
• إعداد التقرير النهائي عن المؤتمر
• كتابة خطابات التقييم النهائي لجميع المشاركين في المؤتمر
• كتابة خطابات شكر لجميع القائمين على أعمال المؤتمر وجميع المشاركين والمتحدثين
• أساليب الحكم على مدى جودة المؤتمر
• 1-قياس فجوة التوقعات
• فجوة التوقعات هي الفرق بين مستوى الأداء الفعلي وتوقعات المشاركين قبل المؤتمر
• الجودة المنخفضة=التوقعات>الاداء
• الجودة المقبولة=التوقعات=الاداء
• الجودة المتميزة=التوقعات <الاداء

• قائمة استقصاء مستوى رضاء المشاركين بعد انتهاء اعمال المؤتمر
• فحص شكاوى المشاركين
• مدى الالتزام بتفعيل توصيات المؤتمر من جانب الجهات المعنية بالنتائج العلمية للمؤتمر
• مقارنة التكاليف الفعلية للمؤتمر مع الموازنة التقديرية
• محددات جودة وفعالية المؤتمرات العلمية
• ما المتغيرات التي تضمن فعالية وجودة المؤتمرات العلمية؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟
• العمل بروح الفريق والاختيار المناسب لقائد الفريق
• التخطيط العلمي السليم واستغلال جميع الفرص المتاحة وتوقع جميع الأزمات
• الإدارة الجيدة للوقت
• النظر الى الوقت على انه
• أهم مورد من موارد المؤتمر
• الحماس والتزام ومواجهة المشكلات بشجاعة
• عدم إغفال الشكاوى كأساس لتطوير الأداء المستقبلي
• العمل على استغلال الوسائل التكنولوجية المتقدمة
• لتوفير الوقت ورفع مستوى
• الفاعلية والكفاءة
• التنظيم الجيد للمستندات
• التفاؤل والجدية
• الجميع للواحد والواحد للجميع